WANATIMIZA WAJIBU WAO IPASAVYO.

Adeladius Makwega-MBAGALA

Dawati la Uchambuzi la Makala za Mwanakwetu

Septemba 3, 2028 Mwanakwetu alikuwa amechoka kidogo maana kompyuta yake ilikuwa mbovu, huku ikizima na kadhia hii ilimnyima amani mno ,wakati anahangaika na kifaa hiki simu yake ikawa inaita na baadaye kutumiwa ujumbe wenye maneno haya.

“Kaka Njoo kwenye kikao cha idara yetu nakuomba uje kutupiga picha.”

Mwanakwetu alitoka haraka na kwenda kuifanya kazi hiyo na baadaye kuandika makala haya

“Mkuu wa Idara ya Huduma za Kumbukumbu, Ofisi ya Rais – Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa, Godfrey Kileo, amesema idara yake inaendelea kutekeleza majukumu yake ipasavyo, huku ikihakikisha kumbukumbu zinazopokelewa zinatunzwa na kuhifadhiwa katika ubora unaostahili.

Akizungumza na watumishi wa idara hiyo, Kileo aliwataka watumishi kuendelea kufanya kazi kwa ushirikiano na kila mmoja kutimiza wajibu wake kwa weledi.

‘Watumishi wa idara hii, ninaomba mfanye kazi kwa ushirikiano na kila mmoja atimize wajibu wake. Nina matumaini kuwa katika mwaka huu wa fedha 2026/2027, majukumu yetu tutayatekeleza kwa weledi wa ngazi ya juu zaidi.’

Kauli hiyo aliitoa katika kikao cha pili cha wafanyakazi walio chini ya idara yake tangu kuanza kwa mwaka wa fedha 2026/2027 mwezi Julai 2026. Kikao cha kwanza kilifanyika mwezi Julai mwaka huu.

Kikao hiki kilifanyika katika mazingira yaliyowapa watumishi fursa ya kushiriki kikamilifu. Kila mtumishi aliyekuwa na jambo la kuzungumza alipewa nafasi ya kutoa maoni, mapendekezo na hoja zake.

Pamoja na kujadili masuala mbalimbali ya kikazi, kikao hicho kilitawaliwa pia na hali ya utulivu na vicheko vya hapa na pale, jambo lililoonesha mazingira mazuri ya mawasiliano kati ya viongozi na watumishi.

Mwenyekiti wa kikao aliongoza majadiliano kwa kuhakikisha hoja zilizowasilishwa zinajadiliwa na, pale ilipowezekana, wajumbe wanafikia maamuzi au kuchukua hatua zinazohitajika.

Kwa mtazamo wa mwandishi wa makala haya, namna kikao hiki kilivyoendeshwa inaweza kuwa mfano wa namna vikao vya taasisi za umma vinavyoweza kuendeshwa kwa kuzingatia ushirikishwaji, nidhamu ya majadiliano na uwajibikaji.

Funzo kutoka katika historia

Kwa kuwa Ofisi ya Rais – Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa inahusika moja kwa moja na utunzaji wa kumbukumbu za taifa, kuna jambo muhimu la kihistoria linalostahili kukumbukwa.

Mapema mwaka 1984, Waziri Mkuu wa Jamhuri ya Muungano wa Tanzania wakati huo, Edward Moringe Sokoine, pamoja na William Shelukindo, aliyekuwa mtumishi katika Ofisi ya Waziri Mkuu, walihusika katika kuandaliwa kwa kitabu kilichotoa mwongozo kuhusu namna bora ya kuendesha vikao katika Serikali na Serikali za Mitaa.

Kitabu hicho kilisambazwa katika maeneo mbalimbali, yakiwemo maktaba za Vijiji vya Ujamaa, kwa lengo la kuwawezesha wananchi kupata uelewa kuhusu namna bora ya kushiriki na kuendesha vikao.

Hatua hiyo ilikuwa muhimu katika kujenga utamaduni wa majadiliano, ushirikishwaji na kufanya maamuzi kwa utaratibu katika ngazi mbalimbali za jamii.

Kwa macho ya mwandishi wa makala haya, kikao cha Idara ya Huduma za Kumbukumbu kilichoongozwa na Godfrey Kileo kilionesha kwa kiwango kikubwa misingi muhimu inayopaswa kuzingatiwa katika uendeshaji wa vikao vya umma.

Kikao bora si mahali pa viongozi pekee kuzungumza; ni jukwaa ambalo kila mshiriki anapata nafasi ya kusikilizwa, hoja zinajadiliwa kwa utaratibu, tofauti za mawazo zinaheshimiwa na mwisho wa majadiliano kunapatikana mwelekeo wa pamoja.

Ndiyo maana uzoefu huu wa Idara ya Huduma za Kumbukumbu unaweza kuwa funzo kwa taasisi nyingine za umma: kikao kinapokuwa shirikishi, chenye nidhamu na kinachoongozwa kwa weledi, kinaweza kuwa chombo muhimu cha kuimarisha uwajibikaji na utekelezaji wa majukumu ya taasisi.”

Baada ya Mwanakwetu kumaliza kuandaa makala haya akaamua kujibu maswali mawili la kwanza ni je makala haya yaana maana gani katika sheria na kanuni za utumishi wa umma nchini Tanzania.

Standing Order B.19 – Oral Communication inaweka kanuni kwamba mawasiliano ya mdomo yanapaswa kuungwa mkono mara moja na mawasiliano ya maandishi.

Kikao cha Serikali hakipaswi kuishia kwenye mazungumzo pekee pale ambapo maamuzi/maelekezo yanahitaji kufanyiwa kazi rasmi.Ndugu Kile katika kikao hiki alikuwa katibu ambaye alikuwa ananukuu kile kinachojadiliwa vizuri.

Kwa kuwa makala haya yanazungumzia Ofisi ya Rais – Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa,

Kuna Records and Archives Management Act, 2002, ambayo Ofisi ya Rais – Utumishi yenyewe inaiorodhesha kuwa miongoni mwa sheria husika hasa katika kumbukumbu za vikao; utunzaji wa minutes; nyaraka zinazozalishwa na taasisi; ulinzi na uhifadhi wa kumbukumbu; thamani ya kumbukumbu za Serikali.

Nahitimisha makala haya kwa swali la pili je Idara hii ya huduma za Kumbukumbu inayoongozwa na ndugu Kileo inatimiza wajibu wake ipasavyo?

Jibu lake ndiyo tena kwa asilimia 100 maana nimekutana na nyaraka moja ya babu yangu mzaa mama Hezron Mlemeta akipangiwa majukumu ya ukutubi katika chuo cha Maendeleo Murutunguru na hii ni nyaraka mwaka 1972. Ndiyo kusema bila ya shaka ndugu Kileo na wenzake wanatimiza wajibu wao ipasavyo na wanapaswa kupongezwa.