TATHMINI NZURI NI KIOO CHA UTENDAJI

 

Adeladius Makwega& Dawati la Makala za Uchambuzi  za Mwanakwetu

DODOMA, SEPTEMBA 1, 2026

 

Katibu Mkuu, Ofisi ya Rais – Menejimenti ya Utumishi wa Umma na Utawala Bora nchini Tanzania, Bw. Juma Mkomi, Septemba 1, 2026, amesisitiza umuhimu wa ufuatiliaji na tathmini katika kuongeza ufanisi, uwajibikaji na kuhakikisha mipango ya Serikali inatekelezwa kwa wakati na kwa kuzingatia viwango bora vya utendaji.

 

Ndugu Mkomi ameyasema hayo wakati akiongoza kikao cha Kamati Kuu ya Ufuatiliaji na Tathmini kilichofanyika katika Ukumbi wa Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa, Dodoma.

 

Katika kikao hicho, pamoja na mambo mengine, kamati ilijadili utekelezaji wa majukumu ya Ofisi kwa Robo ya Nne ya Mwaka wa Fedha.

 

Akisisitiza umuhimu wa taarifa zinazotokana na ufuatiliaji na tathmini, Katibu Mkuu amesema:

 

“Taarifa za ufuatiliaji na tathmini zinapaswa kuwa msingi wa kufanya maboresho na maamuzi yanayozingatia ushahidi, na siyo kwa ajili ya kuonesha kiwango cha utekelezaji pekee.”

Aidha, amewataka viongozi na watendaji kuzingatia matumizi bora ya rasilimali, uwajibikaji na utoaji wa huduma zenye tija.

Lakini tujiulize kauli hii ina maana gani kwa upana wake katika Utumishi wa Umma nchini Tanzania?

 

Kwa kuwa macho ya Mwanakwetu yalishuhudia hekaheka za kikao hiki, na kwa kuwa Mwanakwetu ana heshima kubwa kwa utumishi wa umma ambao Watanzania tumeurithi kutoka kwa watawala waliotutangulia katika Tanganyika na baadaye Tanzania, ameona ni vyema kulitazama jambo hili kwa jicho la uchambuzi.

 

Msomaji wangu, kwanza nikuweke wazi jambo moja: maelezo haya ya Katibu Mkuu si kauli ya kisera tu isiyokuwa na mizizi ya kisheria. Yanaendana kwa kiasi kikubwa na mfumo wa kisheria unaosimamia utendaji katika Utumishi wa Umma.

 

Kwa kurejea Sheria ya Utumishi wa Umma, Sura ya 298 (R.E. 2023) pamoja na Kanuni za Utumishi wa Umma, 2022 (GN No. 444), tunapata picha kwamba Serikali imeweka utaratibu unaolenga kuhakikisha mtumishi na taasisi kwa ujumla wanapimwa kwa kuzingatia malengo, utekelezaji na matokeo.

 

Msomaji wangu, kabla sijaingia ndani zaidi, ni muhimu kuelewa maana ya maneno haya mawili ambayo mara nyingi hutumiwa katika vikao vya Serikali, lakini si kila mtu hufahamu maana yake kwa undani.

 

Ufuatiliaji (monitoring) ni mchakato wa kuangalia maendeleo ya utekelezaji wa kazi wakati kazi hiyo ikiendelea. Kwa lugha nyepesi, ni kujiuliza: Je, tulichopanga kinafanyika? Kinafanyika kwa wakati? Kinafanyika kwa kiwango tulichokusudia?

 

Kwa kifupi ufuatiliaji unajibu hayo maswali.

 

Kwa upande mwingine, tathmini (assessment/evaluation) huenda hatua moja mbele. Huangalia kama malengo yaliyowekwa yamefikiwa, yamefikiwa kwa kiwango gani, kwa ubora gani, kwa gharama gani na, pale ambapo hayakufikiwa, sababu ni zipi.

Leo msomaji wangu Mwalimu Mwanakwetu anasafiri na wewe kwa maswali na majibu.

Kisha kuna mrejesho (feedback). Huyu ni kama ni mtoto ni kitinda mimba. Hapa ndipo taarifa inayopatikana kutokana na ufuatiliaji na tathmini inaporudishwa kwa mtendaji au taasisi ili kujua kilichofanyika vizuri, kilichokwama na hatua zinazopaswa kuchukuliwa.

 

Kwa hiyo, mnyororo wake unaweza kueleweka hivi:

 

“Kupanga → Kutekeleza → Kufuatilia → Kutathmini → Kutoa mrejesho → Kurekebisha → Kuboresha matokeo.”

Ndiyo maana kauli ya Katibu Mkuu kwamba taarifa za ufuatiliaji na tathmini zinapaswa kuwa msingi wa maamuzi yanayozingatia ushahidi ina uzito mkubwa.

 

Maana yake ni kwamba taarifa hizo hazipaswi kuandaliwa kwa ajili ya kujaza mafaili, kuwasilishwa kwenye vikao au kuonyesha tu kwamba shughuli fulani imefanyika.

 

Zinapaswa kusaidia Serikali kujua ukweli wa utekelezaji na kuchukua hatua zinazofaa.

 

Msomaji wangu, hapa ndipo tunapoanza kuona uhusiano wa moja kwa moja kati ya kauli ya Katibu Mkuu na Sheria ya Utumishi wa Umma.

Kifungu cha 6(1)(a) cha Public Service Act, Cap. 298 R.E. 2023 kinahusisha usimamizi wa Utumishi wa Umma na dhana ya results-oriented management, pamoja yule ndugu yetu wa siku nyingi yaani matumizi ya Open Performance Review and Appraisal System (OPRAS).

 

Hili ni jambo muhimu sana.

 

Maana yake ni kwamba mtumishi wa umma hapaswi kuangaliwa kwa sura ya kuwa alifika kazini pekee, alikaa ofisini muda wote au aliandika ripoti nyingi.

 

Swali kubwa linapaswa kuwa:

“Alifanya nini? Alipaswa kufanya nini? Alifikia malengo gani? Matokeo yalikuwa yapi? Na huduma kwa wananchi imeboreshwa kwa kiwango gani?”

Kwa mtazamo huu, OPRAS na mfumo wa usimamizi unaozingatia matokeo unalenga kuunganisha majukumu ya mtumishi, malengo, viashiria vya utendaji na matokeo yanayotarajiwa.

 

Aidha, Sheria hiyo inatambua performance and efficiency miongoni mwa mambo yanayoweza kuzingatiwa katika maendeleo ya mtumishi, ikiwemo suala la kupandishwa cheo, pamoja na mambo mengine yanayotakiwa kuzingatiwa kwa mujibu wa sheria na taratibu za utumishi.

 

Kwa hiyo, utendaji si jambo la pembeni katika Utumishi wa Umma.

Hapa ndipo kauli ya Katibu Mkuu Mkomi inapopata uzito mwingine.

Kanuni ya 22 ya Public Service Regulations, 2022 imeweka mfumo wa performance contracts unaohusisha mchakato wa kupanga utendaji, kutekeleza mipango, kufuatilia maendeleo, kufanya mapitio, kutathmini utendaji na kutoa mrejesho.

 

Haya hayahusu taasisi pekee. Yanahusisha pia mtumishi mmoja mmoja.

Kwa maana hiyo, mfumo unaotumika unapaswa kumwezesha mtumishi kufahamu tangu mwanzo:

“Ninapaswa kufanya nini? Ninapaswa kufikia matokeo gani? Nitapimwaje?Nitapewa mrejesho lini?

Na nitasaidiwaje pale nitakapokuwa sijafikia kiwango kinachotarajiwa?”

Hii ndiyo mantiki ya mfumo wa usimamizi wa utendaji unaozingatia matokeo.

Kwa hiyo, unapomsikia Katibu Mkuu akisisitiza kwamba ufuatiliaji na tathmini ni muhimu katika kuongeza ufanisi na uwajibikaji, kimsingi anasisitiza utekelezaji wa mfumo ambao tayari unatambuliwa katika mfumo wa kisheria wa Utumishi wa Umma.

Msomaji wangu, jambo la kuvutia zaidi siyo tu kusikia kwamba ufuatiliaji na tathmini ni muhimu.

Swali kubwa ni:

“Je, katika taasisi zetu, ufuatiliaji na tathmini unafanyika kwa lengo la kuboresha utendaji, au wakati mwingine unageuka kuwa zoezi la kutafuta nani wa kulaumiwa?”

Hapo ndipo kauli ya Katibu Mkuu inapokuwa na ujumbe mpana zaidi.

 

Kwa sababu kama taarifa za ufuatiliaji na tathmini zinapaswa kuwa msingi wa maamuzi yanayozingatia ushahidi, basi ushahidi huo unapaswa kutumika kutambua mafanikio, kubaini mapungufu, kuelewa sababu za kutofikiwa kwa malengo na hatimaye kuchukua hatua za kuboresha.

Kwa mtazamo huu, tathmini nzuri siyo adhabu. Hapa Mwanakwetu hajafikia malengo tumuadhibu, hapana bali;

“Tathmini nzuri ni kioo cha utendaji.”

Inakuonyesha ulipo, ulikotoka na unakotakiwa kwenda.Na pale ambapo kuna tatizo, swali halipaswi kuwa “nani tumwadhibu?” pekee, bali pia:

“Tatizo limetokana na nini?”

Mtendaji alipewa malengo yanayoeleweka?Alikuwa na rasilimali za kutosha?Alipata usimamizi na mrejesho unaohitajika?Kulikuwa na mazingira yaliyomwezesha kutekeleza majukumu yake?

Maswali hayo ni muhimu ikiwa kweli tunataka kujenga Utumishi wa Umma unaopimwa kwa matokeo na unaozingatia ushahidi.

Kwa hiyo, msomaji wangu, kauli ya Katibu Mkuu Juma Mkomi inaweza kutazamwa kama mwito wa kuifanya monitoring and evaluation kuwa sehemu hai ya usimamizi wa Serikali, badala ya kuiona kama zoezi la kuandaa taarifa za vikao pekee.

Serikali inapanga.Watendaji wanatekeleza. Wasimamizi wanafuatilia. Taasisi zinatathmini.Taarifa zinakusanywa.Na kutokana na ushahidi huo, maamuzi yanafanyika.

Huo ndiyo mzunguko unaoweza kuifanya Serikali iwe na ufanisi zaidi, uwajibikaji zaidi na huduma bora zaidi kwa wananchi.

Na kwa kuwa Mwanakwetu anaamini kwamba utumishi wa umma ni dhamana ya wananchi, siyo ajira ya kawaida tu, tunapoona viongozi wakisisitiza uwajibikaji, matumizi bora ya rasilimali na utoaji wa huduma zenye tija, ni wajibu wetu pia kuuliza kwa heshima:

“Je, mfumo huu unatekelezwa kwa usawa katika taasisi zetu?Je, tathmini zinatumika kweli kuboresha utendaji?Na pale ambapo mtumishi anashindwa kufikia malengo, je, sababu zote zinachunguzwa kabla ya hatua kuchukuliwa?”

Haya ni maswali ambayo yanaweza kuendeleza mjadala mpana zaidi kuhusu mustakabali wa Utumishi wa Umma nchini Tanzania.

Kwa leo, msomaji wangu, Mwanakwetu anaishia hapa.

Uchambuzi huu umeandaliwa na Dawati la Mwanakwetu, likifuatilia kwa karibu mwenendo wa Utumishi wa Umma na namna mifumo ya kisheria na kiutawala inavyotekelezwa katika Taifa letu.

Kumbuka,

“Tathmini nzuri ni kioo cha utendaji.”

Nakutakia siku njema.

makwadeladius@gmail.com

0717649257